Gestión de Libros Abierto

El año 1998 marcó el final de una gran carrera de diez años para nosotros en el negocio de la gestión de exportaciones. Todo cambió con el inicio de la Crisis monetaria en Asia de finales de los 90, seguido poco después por una profunda recesión económica que arrasó América Latina. En dos años, perdimos casi el 40% de nuestras ventas y en 2001, por primera vez en nuestra historia, perdimos dinero. Sabíamos que teníamos que reducir los costos, pero era imposible explicar a nuestro personal lo mal que estaba la situación. A mediados de los 40, con una esposa y dos hijos pequeños, sentí que la empresa y mi carrera estaban en una encrucijada. Fue entonces cuando recurrimos a la gestión de libros abiertos.

Adoptamos una marca de gestión de libros abiertos desarrollada y popular por SRC Holdings, una compañía basada en Springfield, MES, y su líder carismático, Pila de Jack. Stack y el coautor Bo Burlingham publicaron un libro en 1992 llamado El Gran Juego de Negocios (The Great Game of Business), que narra la historia de cómo Jack y su equipo crearon su metodología de libro abierto, apodada El gran juego de los negocios, como un medio para sacar a su empresa de la deuda y sentar las bases para lo que se ha convertido en una gran historia de éxito estadounidense. (ver www.ggob.com)

Las empresas que adoptan este proceso, y ahora hay miles de compañías de Great Game en todo el mundo, hacen más que simplemente compartir sus estados financieros con su personal. Contrata a su personal en reuniones mensuales, semestrales o semanales para revisar sus finanzas y construir previsiones financieras. La clave es buscar variaciones para planificar y desarrollar planes de recuperación para abordarlas. La belleza del proceso de pronóstico es que permite a los miembros del equipo ver las variaciones antes de que ocurran.

Lo que hace que este proceso funcione es un plan de bonificación que recompensa a todo el personal por alcanzar metas predeterminadas, típicamente vinculadas a los estados de resultados o al desempeño del balance general. El plan de bonificación hace que todos los departamentos sean responsables ante el conjunto y les da a todos en la organización una participación en el resultado. Por lo tanto, usted tiene los dos pilares de la gestión de libros abiertos: la transparencia y la

Transparencia y Responsabilidad son dos de los valores corporativos de Dorian Drake.

rendición de cuentas: que involucran y empoderan a los miembros del personal para dirigir el negocio y ofrecer resultados.

Nuestros primeros pasos como compañía de Great Game estuvieron llenos de incertidumbre. Mi padre, nuestro presidente y mi socio en ese momento, temían que la gente se fuera si veían las finanzas de la compañía inundadas de tinta roja. A otros líderes senior les preocupaba que un plan de bonificación en toda la compañía eliminara los incentivos individuales para nuestros gerentes de ventas, que podrían irse sin la capacidad de controlar su propio destino financiero.

De hecho, perdimos un par de gerentes de ventas, pero nuestro personal en general abrazó el nueva metodología. Entre otras cosas, nos facilitó explicar al personal por qué no estábamos llenando puestos vacantes de personal y por qué les interesaba compartir recursos entre departamentos.

Fortalecidos por la gestión de libro abierto, y animados por la mejora de las condiciones del mercado, hicimos otra gran carrera, esta durando siete años, y parecía que el cielo era el límite. Pero la crisis financiera mundial que comenzó a finales de 2007 hizo que nuestras ventas se colaran. Para el invierno siguiente, nos enfrentamos a una crisis propia. Debido a que nuestros libros estaban abiertos, nuestro personal entendía nuestra situación y estaba ansioso por ver cómo estábamos planeando hacer frente.

Después de considerar varias medidas de reducción de costos, incluida la desecha del personal, decidimos implementar recortes salariales en todos los ámbitos: 5% para el personal administrativo, 7.5% para los gerentes intermedios, 10% para los gerentes senior, 15% para la propiedad, con la promesa de que restauraríamos a todos a un salario completo una vez que alcanzamos un cierto objetivo de rentabilidad. La disyunción: estábamos protegiendo el trabajo de todos. Si bien esta no fue una píldora fácil de tragar, especialmente para nuestros mejores jugadores, todos compraron el plan, evidencia de la confianza que habíamos construido desde el inicio de la gestión de libros abiertos. Desafiando las probabilidades, alcanzamos nuestro objetivo de ganancias provisionales a finales de noviembre, y el 1 de diciembre restauramos a todos a la paga completa. Y fuimos lo suficientemente rentables ese año como para financiar un pago de bonificación para todos, aproximadamente lo suficiente como para compensar el pago perdido de todos. Si alguna vez necesitábamos la validación de que la gestión de libros abiertos funcionaba, lo conseguimos entonces.

Hemos tenido nuestra cuota de desafíos desde entonces, más recientemente durante el inicio de la pandemia el año pasado, pero la gestión de libros abiertos nuevamente nos ha ayudado a capear la tormenta. Cerramos nuestra sede de Nueva York en marzo pasado (todavía estamos trabajando de forma remota hoy en día), pero nunca nos hemos preocupado de que nuestra gente no estuviera trabajando duro. Sabíamos que la responsabilidad creada por nuestro plan de bonificación continuaría impulsando a las personas a contribuir y desempeñarse.

Nuestros equipos funcionales de primera línea (ventas de campo, servicio al cliente, tráfico, servicios de marketing, crédito y TI) continúan adoptando la administración de libros abiertos. Permite a estas personas seguir los números y conectar el trabajo que hacen con el resultado de la empresa. A nuestro equipo de contabilidad también le encanta la gestión de libros abiertos. Con tantos ojos en los números, es mucho más fácil para ellos obtener las finanzas correctas. Pero no hay nadie en la organización que se beneficie más que el tipo de arriba (en este caso, yo). Sé que en cualquier dirección en la que esté remando, todo el mundo está remando conmigo.

Este año marca nuestro vigésimo año practicando la gestión de libros abiertos en Dorian Drake. Habrá nuevos desafíos en los próximos años, pero sabemos que como una gran empresa de juegos tenemos las herramientas, la experiencia y la cultura necesarias para cumplirlos.

Ed Dorian
East Orleans, MA
18 de agosto de 2021