Gestão de Livro Aberto

O ano de 1998 marcou o fim de uma grande corrida de dez anos para nós no negócio de gestão das exportações. Tudo mudou com o início do Crise cambial na Ásia do final dos anos 90, seguido logo depois por uma profunda recessão econômica que varreu a América Latina. Em dois anos, perdemos quase 40% das nossas vendas e em 2001, pela primeira vez em nossa história, perdemos dinheiro. Sabíamos que tínhamos que cortar custos, mas era impossível explicar à nossa equipe o quão ruim era a situação. Aos 40 anos, com uma esposa e dois filhos pequenos, senti que a companhia e minha carreira estavam em uma encruzilhada. Foi então que nos voltamos para a gestão de livros abertos.

Adotamos uma marca de gestão de livros abertos desenvolvida e popular por SRC Holdings, uma empresa com sede em Springfield, MO, e sua líder carismático, Jack Stack. Stack e o coautor Bo Burlingham publicaram um livro em 1992 chamado The Great Game of Business., que narra a história de como Jack e sua equipe criaram sua metodologia de livro aberto — apelidada de O Grande Jogo dos Negócios — como um meio de tirar sua empresa da dívida e estabelecer as bases para o que se tornou uma grande história de sucesso americana. (veja www.ggob.com)

As empresas que adotam esse processo — e agora existem milhares de empresas da Great Game em todo o mundo — fazem mais do que simplesmente compartilhar suas demonstrações financeiras com seus funcionários. Eles contratam seus funcionários em reuniões mensais, semi-mensais ou semanais para revisar suas finanças e construir previsões financeiras. A chave é procurar variâncias para planejar e desenvolver planos corretivos para enfrentá-los. A beleza do processo de previsão é que ele permite que os membros da equipe vejam variâncias antes que elas aconteçam.

O que faz esse processo funcionar é um plano bônus que recompensa toda a equipe por atingir metas pré-determinadas, normalmente vinculadas a demonstrações de resultados ou desempenho de balanço. O plano de bônus torna todos os departamentos responsáveis pelo todo e dá a todos na organização uma participação no resultado. Assim, você tem os pilares gêmeos da gestão de livros abertos — transparência e

Transparência & Prestação de contas são dois dos valores corporativos de Dorian Drake.

responsabilidade — que engajam e capacitam os funcionários a executar o negócio e entregar resultados.

Nossos primeiros passos como uma grande empresa foram cheios de incerteza. Meu pai, nosso presidente e meu sócio na época, temiam que as pessoas saíssem se vissem as finanças da empresa inundadas de tinta vermelha. Outros líderes seniores temiam que um plano de bônus em toda a empresa eliminasse incentivos individuais para nossos gerentes de vendas, que poderiam sair sem a capacidade de controlar seu próprio destino financeiro.

Nós fizemos, de fato, perder um par de gerentes de vendas, mas nossa equipe em geral abraçou o nova metodologia. Entre outras coisas, tornou mais fácil para nós explicar aos funcionários por que não estávamos ocupando cargos vagos de funcionários e por que era do interesse deles compartilharmos recursos entre departamentos.

Fortalecidos pela gestão de livros abertos, e impulsionados pela melhoria das condições de mercado, fizemos outra grande corrida, esta que durou sete anos, e parecia que o céu era o limite. Mas a crise financeira global que começou no final de 2007 fez com que nossas vendas caíssem. No inverno seguinte, estamos enfrentando uma crise própria. Como nossos livros estavam abertos, nossa equipe entendeu nossa situação e estavam ansiosos para ver como estávamos planejando lidar.

Depois de considerar várias medidas de corte de custos, incluindo a dispensa de pessoal, decidimos, em vez disso, implementar cortes salariais em todo o quadro — 5% para funcionários administrativos, 7,5% para gerentes intermediários, 10% para gerentes seniores, 15% para propriedade — com a promessa de que devolveríamos todos ao pagamento integral assim que atingissemos uma certa meta de rentabilidade. A troca: estávamos protegendo o trabalho de todos. Embora esta não fosse uma pílula fácil de engolir, especialmente para nossos melhores artistas, todos compraram o plano, evidência da confiança que construímos desde o início da gestão de livros abertos. Desafiando as probabilidades, atingimos nossa meta de lucro provisório no final de novembro, e em 1º de dezembro restauramos todos com salário integral. E fomos suficientemente lucrativos naquele ano para financiar um pagamento de bônus a todos — aproximadamente o suficiente para compensar o salário perdido de todos. Se alguma vez precisamos de validação de que a gestão de livros abertos funcionou, nós conseguimos então.

Tivemos nossa cota de desafios desde então, mais recentemente durante o início da pandemia no ano passado, mas a gestão de livros abertos novamente nos ajudou a resistir à tempestade. Fechamos nossa sede em NY em março passado (ainda estamos trabalhando remotamente hoje), mas nunca nos preocupamos que nosso povo não estava trabalhando duro. Sabíamos que a prestação de contas criada pelo nosso plano de bônus continuaria a levar as pessoas a contribuir e atuar.

Nossas equipes funcionais de linha de frente — vendas de campo, atendimento ao cliente, tráfego, serviços de marketing, crédito e TI — continuam a adotar o gerenciamento de livros abertos. Ele permite que essas pessoas sigam os números e conectem o trabalho que fazem com o resultado da empresa. Nossa equipe de contabilidade também adora gestão de livros abertos. Com tantos olhos nos números, é muito mais fácil para eles acertarem as finanças. Mas não há ninguém na organização que beneficie mais do que o cara no topo (neste caso, eu). Eu sei que seja qual for a direção que estou remando, todos estão remando comigo.

Este ano marca nosso vigésimo ano praticando gestão de livros abertos no Dorian Drake. Haverá novos desafios nos próximos anos, mas sabemos que como uma empresa de Great Game temos as ferramentas, experiência e cultura necessárias para enfrentá-los.

Ed Dorian
East Orleans
18 de agosto de 2021