إدارة الكتاب المفتوح

شهد عام 1998 نهاية عشر سنوات رائعة بالنسبة لنا في مجال إدارة الصادرات. كل شيء تغير مع بداية أزمة العملة الآسيوية في أواخر التسعينيات، أعقبه بعد فترة وجيزة ركود اقتصادي عميق اجتاح أمريكا اللاتينية. وفي غضون عامين، فقدنا ما يقرب من 40% من مبيعاتنا، وفي عام 2001، ولأول مرة في تاريخنا، خسرنا الأموال. كنا نعلم أنه يتعين علينا خفض التكاليف، ولكن كان من المستحيل أن نشرح لموظفينا مدى سوء الوضع. في منتصف الأربعينيات من عمري، مع زوجة وطفلين صغيرين، شعرت أن الشركة ومسيرتي المهنية كانتا على مفترق طرق. عندها لجأنا إلى إدارة الكتاب المفتوح.

لقد اعتمدنا علامة تجارية لإدارة الكتاب المفتوح تم تطويرها وانتشارها بواسطة إس آر سي القابضةs، وهي شركة مقرها في سبرينجفيلد، MO، ولها زعيم كاريزمي, جاك ستاك. نشر ستاك والمؤلف المشارك بو بيرلينجهام كتابًا في عام 1992 بعنوان لعبة الأعمال الكبرى، الذي يروي قصة كيف أنشأ جاك وفريقه منهجية الكتاب المفتوح - التي أطلق عليها اسم "لعبة الأعمال الكبرى" - كوسيلة لإخراج شركتهم من الديون ووضع الأساس لما أصبح قصة نجاح أمريكية عظيمة. (انظر www.ggob.com)

الشركات التي تتبنى هذه العملية - وهناك الآن الآلاف من شركات الألعاب الكبرى في جميع أنحاء العالم - تفعل أكثر من مجرد مشاركة بياناتها المالية مع موظفيها. يقومون بإشراك موظفيهم في اجتماعات شهرية أو نصف شهرية أو أسبوعية لمراجعة بياناتهم المالية و بناء التوقعات المالية. والمفتاح هو البحث عن الفروق للتخطيط ووضع خطط علاجية لمعالجتها. إن جمال عملية التنبؤ هو أنها تمكن أعضاء الفريق من رؤية الفروق قبل حدوثها.

ما الذي يجعل هذه العملية ناجحة هو أ خطة المكافأة يكافئ جميع الموظفين على تحقيق أهداف محددة مسبقًا، والتي ترتبط عادةً ببيانات الدخل أو أداء الميزانية العمومية. تجعل خطة المكافآت جميع الأقسام مسؤولة أمام الجميع وتمنح كل فرد في المنظمة حصة في النتيجة. وبالتالي، لديك الركيزتان التوأم لإدارة الكتاب المفتوح: الشفافية والشفافية

الشفافية والمساءلة هما من قيم شركة دوريان دريك.

المساءلة - التي تعمل على إشراك الموظفين وتمكينهم من إدارة الأعمال وتحقيق النتائج.

كانت خطواتنا الأولى كشركة ألعاب عظيمة مليئة بعدم اليقين. كان والدي، ورئيس مجلس الإدارة وشريكي في ذلك الوقت، يخشى أن يغادر الناس إذا رأوا البيانات المالية للشركة غارقة بالحبر الأحمر. وأعرب كبار القادة الآخرين عن قلقهم من أن تؤدي خطة المكافآت على مستوى الشركة إلى إلغاء الحوافز الفردية لمديري المبيعات لدينا، الذين قد يغادرون الشركة دون القدرة على التحكم في مصيرهم المالي.

لقد فقدنا، في الواقع، اثنين من مديري المبيعات، لكن موظفينا تبنوا هذه الفكرة بشكل عام منهجية جديدة. ومن بين أمور أخرى، سهل علينا أن نشرح للموظفين سبب عدم ملء الوظائف الشاغرة ولماذا كان من مصلحتهم أن نتقاسم الموارد بين الإدارات.

وبفضل إدارة الكتاب المفتوح، مدعومين بتحسن ظروف السوق، انطلقنا في مسيرة عظيمة أخرى، استمرت سبع سنوات، وبدا أن السماء كانت حدودنا. لكن الأزمة المالية العالمية التي بدأت في أواخر عام 2007 أدت إلى تراجع مبيعاتنا. وبحلول الشتاء التالي، نواجه أزمة خاصة بنا. ولأن كتبنا كانت مفتوحة، فهم موظفونا محنتنا وكانوا حريصين على رؤية كيف كنا نخطط للتعامل معها.

وبعد النظر في العديد من تدابير خفض التكاليف، بما في ذلك الاستغناء عن الموظفين، قررنا بدلاً من ذلك تنفيذ تخفيضات في الأجور في جميع المجالات - 5% للموظفين الإداريين، و7.5% للمديرين المتوسطين، و10% لكبار المديرين، و15% للملكية - مع وعد بإعادة الجميع إلى الأجر الكامل بمجرد وصولنا إلى هدف ربحية معين. المقايضة: كنا نحمي وظيفة الجميع. وفي حين لم يكن من السهل قبول هذه الفكرة، خاصة بالنسبة للموظفين ذوي الأداء العالي، إلا أن الجميع وافقوا على الخطة، وهو دليل على الثقة التي بنيناها منذ بداية إدارة الكتاب المفتوح. وفي تحدي الصعاب، وصلنا إلى هدف الربح المؤقت بحلول نهاية نوفمبر، وفي الأول من ديسمبر أعدنا الجميع إلى الأجر الكامل. وقد حققنا أرباحًا كافية في ذلك العام لتمويل توزيع المكافآت للجميع، وهو ما يكفي تقريبًا للتعويض عن الأجر المفقود للجميع. إذا كنا بحاجة إلى التحقق من نجاح إدارة الكتاب المفتوح، فقد حصلنا عليها حينها.

لقد واجهنا نصيبنا من التحديات منذ ذلك الحين، وكان آخرها خلال بداية الوباء في العام الماضي، ولكن إدارة الكتاب المفتوح ساعدتنا مرة أخرى في التغلب على العاصفة. لقد أغلقنا مقرنا الرئيسي في نيويورك في شهر مارس الماضي (ما زلنا نعمل عن بعد حتى اليوم)، لكننا لم نقلق أبدًا من أن موظفينا لا يعملون بجد. كنا نعلم أن المساءلة التي أنشأتها خطة المكافآت الخاصة بنا ستستمر في دفع الأشخاص إلى المساهمة والأداء.

تستمر فرقنا الوظيفية في الخطوط الأمامية - المبيعات الميدانية، وخدمة العملاء، وحركة المرور، وخدمات التسويق، والائتمان، وتكنولوجيا المعلومات - في تبني إدارة الكتاب المفتوح. فهو يمكّن هؤلاء الأشخاص من متابعة الأرقام وربط العمل الذي يقومون به بنتائج المشروع. يحب فريق المحاسبة لدينا إدارة الكتاب المفتوح أيضًا. مع وجود الكثير من الأنظار على الأرقام، فمن الأسهل عليهم الحصول على البيانات المالية الصحيحة. ولكن لا يوجد أحد في المنظمة يستفيد أكثر من الرجل الموجود في القمة (في هذه الحالة، أنا). أعلم أنه مهما كان الاتجاه الذي أجدف فيه، فإن الجميع يجدفون معي.

يصادف هذا العام مرور عشرين عامًا على ممارسة إدارة الكتاب المفتوح في Dorian Drake. ستكون هناك تحديات جديدة في السنوات المقبلة، ولكننا نعلم، باعتبارنا شركة ألعاب رائعة، أننا نمتلك الأدوات والخبرة والثقافة اللازمة لمواجهتها.

إد دوريان
شرق أورليانز، MA
18 أغسطس 2021